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Desaprender la oficina: nuevas formas de trabajar

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El cambio tecnológico, pero también el cambio de mentalidad, han hecho que muchas costumbres y actitudes que antes dábamos por sentadas en las oficinas sean ahora cuestionables. No hay una sola forma de trabajar y a cada momento surgen opciones nuevas que cobran sentido para las empresas. En ciertas ocasiones puede ser innecesario mantener un puesto de trabajo con su mesa y su ordenador tal y como se concebía hasta ahora.

Para muchas empresas, sus oficinas son intocables. El modo de trabajo tradicional ha calado tan hondo que parece el único posible. Pocos se lo cuestionan. Hay una hora de entrada y de salida, unos departamentos, unos despachos o puestos físicos de trabajo, unas zonas comunes.

Yo me pregunto, ¿y si desaprendemos la oficina? El espacio de trabajo puede ser exactamente como nosotros queramos, y muchas empresas están empezando a comprenderlo.

DISTRIBUCIÓN FLEXIBLE

Las oficinas diáfanas ya eran habituales en algunos sectores. Ahora se están popularizando: derribar las paredes favorece el trabajo en equipo y el ambiente laboral.

Además, la existencia de puestos comunes que pueden ser ocupados sucesivamente por distintos trabajadores acaba con la monotonía y favorece la creatividad, especialmente si estos puestos se diferencian de alguna forma del habitual. Por ejemplo, pueden tener más luz (o incluso encontrarse al aire libre), mobiliario más cómodo o divertido… También dicen que es bueno trabajar un rato de pie de vez en cuando, y por eso algunas oficinas tienen mesas altas a disposición de los trabajadores que quieran utilizarlas para ponerse al día del correo electrónico. ¡Las opciones son múltiples! En Sage, por ejemplo, disponemos de puestos no asignados para aquellos que quieren cambiar de aire, relajarse o concentrarse. Si estás planteándote hacer lo propio en tu empresa, desde 3Goffice pueden ayudarte, ya que se dedican a crear este tipo de espacios.

TELETRABAJO

Las empresas que han entendido bien el teletrabajo no piden que los trabajadores lo justifiquen cada vez que lo solicitan, sino que dan a sus empleados esa opción porque comprenden que estos serán igual de productivos en casa (o más). Los empleados, a su vez, ven como un incentivo no tener que emplear el tiempo de traslado (pudiendo así descansar más o comenzar antes su tiempo libre al final de la jornada) o poder preparar comida casera en lugar de gastar dinero por comer fuera o pasarse el domingo preparando tuppers.

La empresa, por su parte, puede ahorrar recursos propios de contar con una oficina física si limita el uso a algunos empleados o a algunos días.

ESPACIOS DE OCIO

Ya no hace falta trabajar en una tecnológica de Silicon Valley para contar en la oficina con espacios pensados para el esparcimiento. Desde consultoras hasta cadenas de restauración han comprendido que los empleados necesitan desconectar en algunos momentos. Estos espacios cobran aún más relevancia en aquellas empresas con horarios partidos. Desde una sala con sofás y libros hasta mesas de ping-pong o máquinas recreativas: cualquier cosa con tal de hacer sentir al empleado en casa.

VIEJOS HÁBITOS

Cuando se trabaja en una oficina, hay algunas molestias que se dan por hechas, como que tendrás la semana cargada de reuniones o la bandeja de entrada llena de correos cada mañana.

Bueno, incluso esas cosas pueden ser modificadas, y en muchas ocasiones la tecnología será nuestra aliada para no caer en estos comportamientos aprendidos que merman nuestra productividad.

Por ejemplo, existen multitud de herramientas para la gestión de proyectos que, usadas adecuadamente, minimizan la necesidad de enviar correos electrónicos, ya que todos los miembros de un equipo se mantienen al tanto por esa vía de tareas, fechas de entrega y otras novedades. Algunas de estas herramientas son Asana o Basecamp.

Los documentos compartidos en la nube también pueden evitar las retahílas de versiones por correo electrónico, y para esto son muy útiles Drive, DropBox o Teams de Microsoft. Las videoconferencias, por su parte, nos permiten mantener reuniones a distancia sin apenas coste.

Ni siquiera es imprescindible mantener una oficina física. Las startups y pequeñas empresas pueden valorar la utilización de un espacio compartido en uno de los numerosos sitios de coworking y de alquiler de espacios modernos a precios muy razonables. Esto les da la posibilidad de tener un coste reducido y variable. Un buen ejemplo es la compañía Wework.

NUEVAS ESTRUCTURAS

Las propias estructuras de las empresas están cambiando o deben cambiar en un futuro próximo para adaptarse a los tiempos. Las jerarquías cerradas dejan paso a estructuras más horizontales; y la especialización radical, a profesionales versátiles, multitarea y con competencias variadas que puedan aportar su valía en más de una disciplina.

Por supuesto, no todas estas novedades son adecuadas para cualquier empresa. Depende mucho de factores como el tamaño de la compañía, su actividad o la mentalidad de sus dirigentes. Lo que está claro es que es más recomendable pararse a pensar en lo más conveniente en lugar de hacer “por defecto” aquello que siempre se ha hecho. A veces, solo por pararse a reflexionar unos instantes y preguntar a los colaboradores su punto de vista, es posible dar con ideas y conclusiones innovadoras que incrementen la productividad, mejoren el ambiente de la empresa y favorezcan la salud emocional de todos los que trabajan.

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Luis Pardo Céspedes

Consejero Delegado - EVP Sage Iberia. Mi pasión es hacer crecer negocios, PYMES y personas a través de digitalización, innovación y liderazgo. Mi último libro trata sobre #humanismodigital.

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