Digitalización, PYMES

Productividad digital: 5 herramientas para aumentar la rentabilidad de la pyme

Compartir

¿Cuántas veces has empezado a navegar por Internet y has acabado en una página que nada tiene que ver con lo que buscabas inicialmente? ¿O has abierto un email en el móvil y has acabado revisando el timeline de Twitter? Gestos como estos afectan a nuestra capacidad de atención en lo personal y en lo profesional. Como directivo, uno de los mayores retos a los que me enfrento y uno de los aspectos que más me preocupan es la productividad de los equipos de trabajo.

Esta semana he leído una noticia que ha llamado mi atención: “El 70 % de los empleados de las pymes son poco productivos, y lo saben”. Ese es el dato que se desprende del estudio ‘La gestión del tiempo en micropymes y pymes’ elaborado por la escuela de negocios Level Up. Este bajo rendimiento, que se da en mayor medida en los propietarios y los mandos intermedios de las pequeñas y medianas empresas, impactan negativamente en la rentabilidad empresarial.

Las TIC, ¿herramientas de gestión empresarial o distracción?

El acceso a innumerables plataformas de comunicación son una valiosa herramienta de gestión empresarial, pero la sobrecarga informativa puede ocasionar distracciones que impactan negativamente en la productividad. Si bien es cierto, por ejemplo, que el smartphone nos ayuda a realizar tareas rápidas y a tener la bandeja de entrada del correo electrónico actualizada, también tiene muchas aplicaciones que hacen que nuestra atención se despiste. Si no estamos concentrados y ordenados es muy fácil caer en la procrastinación.

Entonces, la respuesta a que si las TIC son una ventaja para la empresa o una distracción es obvia: depende del uso que cada uno personalmente quiera dar a las herramientas digitales que están a nuestro alcance.

La digitalización, tu aliada para aumentar la productividad digital

Gestionar el tiempo depende de cada uno. Y ahí reside la clave: en una correcta gestión del tiempo, y existen herramientas de productividad digital que ayudan a optimizar el tiempo y a ser más eficientes tanto a nivel individual como de trabajo en equipo.

La oferta de herramientas de productividad digital es infinita y elegir correctamente cuál es la más adecuada puede ser tarea difícil. Es importante identificar cuáles son las necesidades de la compañía y de la empresa y solicitar la versión gratuita de prueba de las aplicaciones. Tras mi experiencia en la gestión de equipos (y después de probar muchas), mi recomendación para las pymes es:

  1. Tomato Timer: esta herramienta está basada en la técnica de Pomodoro, creada en los años 80 por Francesco Cirillo. Esta técnica consiste en que durante 25 minutos trabajes sin distracciones de ningún tipo, lo que se llama un pomodoro, y tienes cinco minutos de descanso. Cuando acumules cinco pomodoros, tendrás quince minutos en los que podrás hacer cualquier actividad, recomendablemente alejado del ordenador.
  2. Wunderlist. Esta herramienta se la recomiendo a los fans de las listas de tareas. Esta aplicación, recientemente comprada por Microsoft, te permite hacer listas de quehaceres, introducir avisos, crear carpetas que agrupen tus tareas por tipología e incluir widgets en la pantalla de inicio de nuestros smartphones. En la misma línea puedes tener de alternativa Omnifocus
  3. Trello. Esta es una de las aplicaciones favoritas para los proyectos en equipo. Lo que hace esta aplicación de productividad digital es crear tablas, que contienen listas, que a su vez contienen tarjetas, pudiéndose las tarjetas moverse de una lista a otra, comentarlas, introducir documentos e ir haciendo checklist. Te permite tener una visión global de la situación del proyecto.
  4. RescueTime: La idea de esta aplicación, personalmente, me encanta. Rastrea el tiempo que dedicamos a cada actividad y el tiempo que pasamos en cada página web y, al final del día, te presenta un informe que te permite valorar tu productividad en función de las tareas realizadas, pero también te permite descubrir quiénes son los “ladrones del tiempo”, las distracciones que te hacen bajar tu productividad.
  5. Buffer: Los que me leéis hace tiempo sabéis que me encantan las redes sociales y que soy muy activo en ellas y, como no podía ser menos, os incluyo una herramienta de productividad. Buffer te permite programar todas las redes sociales desde una única plataforma y te aconseja en qué hora publicar para ganar visibilidad. Además, tiene una parte de analítica fundamental para saber cómo vas en redes sociales.

Hay aspectos internos que, obviamente, determinan la productividad de los empleados. Es necesario que exista una buena coordinación y un buen funcionamiento de los equipos con el fin de mejorar la automatización y optimizar el potencial de las tecnologías de la información. En el plano personal, es importante que exista un buen ambiente laboral, que todos los miembros del equipo se sientan necesarios y que el trabajo que desarrollan sea fundamental y relevante para ellos y que haya motivación mediante incentivos, ya sean salariales, de reconocimiento o de promoción profesional.

Estar sentado delante del ordenador durante ocho horas y ser productivo no son, a mi parecer, conceptos compatibles. Aprender a priorizar, la pausa del café con los compañeros, los breves descansos entre diferentes tareas y saber decir “no” a según qué tareas que se nos encomiendan son claves para aumentar la productividad y mejorar el rendimiento de la pyme.

Y tú, ¿qué herramientas o trucos tienes para aumentar tu productividad digital?

0 Comments
Compartir

Luis Pardo Céspedes

    Responder tu comentario:

    Tu email no será publicado. Los campos requeridos están marcados.*

    Si quieres recibir mis posts en tu email, rellena por favor tus datos en el siguiente formulario













    Ver política de privacidad y aviso legal